Pour ce faire, il a décidé de consolider toutes les fonctionnalités liées à la gestion des bâtiments et des ressources dans un seul endroit dédié dans la console d'administration de G Suite.
Google présente également 2 nouveaux outils, un communiqué des salles de réunion et des données sur les salles de réunion, pour vous aider à comprendre l'utilisation des ressources de votre entreprise et optimiser l'occupation.
Vous pouvez donc configurer l'agenda G Suite de telle sorte que les utilisateurs puissent réserver les ressources partagées de votre entreprise : salles, projecteurs, voitures de fonction, vélos, etc.
Fournissez autant de détails que possible sur ces ressources afin d'aider vos collaborateurs à trouver celle qui leur conviendra le mieux.
Fournissez par exemple des informations sur le bâtiment et l'étage où se trouve une salle. Indiquez également les principales caractéristiques dont elle dispose, telles que l'équipement de visioconférence ou les tableaux blancs.
Une destination unique pour une meilleure gestion
Toutes les fonctionnalités liées à la gestion des bâtiments et des salles de réunion sont maintenant réunis dans un nouveau point d'entrée plus en avant dans la console d'administration appelée "Bâtiments et ressources."
Vous pouvez y accéder directement depuis l'écran d'accueil ou via “Répertoire” -> “Bâtiments et ressources” dans le menu de navigation.
(Cliquez sur les images pour les agrandir)
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| Source : Google |
Des salles disponibles en fonction des événements
Selon une étude interne, jusqu'à 40% des salles de réunion sont réservées mais restent inutilisées.
Pour aider les collaborateurs à récupérer ces salles de réunion inutilisées, Google va maintenant libérer automatiquement les salles de réunion quand tous sauf un des invités a refusé l'invitation de Google Agenda.
Dès que la salle de réunion est libérée, l'organisateur de l'événement (réunion ou autres) recevra un email l’informant du changement et lui suggéra qu'il reprogramme ou supprime la réunion.
Vous pouvez activer cette fonctionnalité pour les salles de réunion structurées dans la console d'administration en naviguant vers vos ressources et en sélectionnant les salles que vous souhaitez activer pour les dégagements de salles.
Vous devez ensuite cliquer sur "Modifier" et activer les abandons ou sorties en fonction de l’agenda pour votre sélection.
Notez que la sortie de salle est disponible uniquement pour G Suite Business, G Suite pour Entreprise, G Suite pour l'éducation et ne peut être activée que pour les salles structurées qui sont classées comme “CONFERENCE_ROOM” ou salle de conférence.
Tableau de bord des données sur les salles
Google a aussi ajouté un nouveau tableau de bord à la console d'administration de G Suite pour les données sur les salles de réunion. Vous pouvez y voir des données telles que :
- Les salles les plus et les moins fréquemment réservées.
- Les taux d'utilisation et de réservation des salles à travers les fuseaux horaires et les différentes tailles des pièces.
- Combien de salles pourraient être libérées automatiquement avec la fonction de dégagement de salle de l’agenda.
Vous pouvez filtrer ces données par bâtiment, étage, salle, capacité de la salle, caractéristiques de la salle, ou période de temps, pour plus de granularité.
Grâce à ces rapports, vous pouvez prendre de meilleures décisions concernant les améliorations apportées à votre espace de travail. Ils fournissent des signaux sur l'endroit où investir davantage.
Voici quelques exemples de données :
- Quelles sont vos salles les plus populaires ?
- Vos salles sont-elles sous-utilisées ou surexploitées ?
- Quelles sont les tailles de salles les plus populaires ?
- Quels équipements entraînent l'utilisation de la salle ? Dans quel équipement Audio/Vidéo devriez-vous investir le plus ?
- Quels sont les meilleurs moments pour planifier les réparations et les travaux d'entretien ?
- A quelles heures les salles sont-elles les plus réservées, et pouvez-vous éduquer les membres de votre organisation à changer les horaires des réunions ?
Vous pouvez accéder à ce tableau de bord dans la console Admin dans la section “Bâtiments & ressources”.
Avec ce lancement, Google a également ajouté un nouveau privilège d'administration, “Données des salles”, pour octroyer à d'autres administrateurs ou à vos gestionnaires d'installations dédiés le droit de visualiser uniquement ce tableau de bord et d'autres ressources.
Veuillez noter que ces données ne sont disponibles que pour les ressources structurées.
