Maintenant, peu importe si vous essayez de savoir qui voudra réellement venir à votre événement ou ce que vos clients pensent au sujet de votre dernier produit, les formulaires seront un peu plus utiles.
Parmi les nouvelles fonctionnalités, il y a désormais la validation intelligente des réponses qui suggérera automatiquement le bon type de validation de réponse pour vos différents champs.
Si vous demandez une adresse email, par exemple, le formulaire va vous suggérer de choisir l'option "Accepter les emails uniquement".
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Il en va de même pour les URL, l'âge et les champs similaires. Pour ce faire, vous devez choisir l’option validation de réponse, comme le montre l’image ci-dessous.
Partager des documents en dehors de l’entreprise
Les utilisateurs de Google Forms seront désormais en mesure de solliciter des téléchargements de fichiers auprès d'utilisateurs en dehors de leur entreprise, mais seulement si l’entreprise et la société de votre répondant autorisent le partage de fichiers inter-domaines dans Google Drive.
En d’autres termes, vous pouvez autoriser les utilisateurs à partager du contenu en dehors de l'organisation, mais uniquement avec des domaines en liste blanche. Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite pour l'éducation et G Suite pour les associations.
Vous pouvez donc choisir d'empêcher les utilisateurs de partager des documents avec des personnes se trouvant en dehors de votre nom de domaine, de manière générale, tout en ayant besoin de les partager avec des domaines G Suite externes spécifiques, dans le cadre de partenariats d'entreprise et de relations avec des fournisseurs et des organisations réparties sur plusieurs domaines G Suite, par exemple.
Les téléchargements des nouveaux formulaires sont maintenant plafonnés à 1 Go, ce qui est probablement suffisant pour la plupart des cas d'utilisation. Mais les utilisateurs peuvent également augmenter cette limite à 1To (qui est également le plafond pour les formulaires existants).
Pour autoriser le partage externe uniquement avec des domaines en liste blanche :
- Connectez-vous à votre console d'administration Google.
- Cliquez sur “Domaines” -> “Domaines en liste blanche” pour répertorier les domaines G Suite que vous considérez comme fiables.
Les domaines ajoutés à la liste blanche doivent être des domaines G Suite. En effet, si vous ajoutez des domaines non-G Suite à la liste des domaines en liste blanche, ceux-ci ne seront pas considérés comme fiables.
Veuillez noter également que les sous-domaines et les alias de domaine ne sont pas associés au domaine que vous ajoutez en liste blanche. Vous devez donc, au besoin, les ajouter séparément.
- Dans le tableau de bord de la console d'administration, accédez à “Applications" -> “G Suite” -> “Drive et Docs”.
- Cliquez sur “Paramètres de partage”.
- Dans le volet à gauche de l'écran, sélectionnez l'unité organisationnelle de votre choix.
- Dans la section “Partage en dehors de organisation”, sélectionnez “ACTIVÉ - Domaines en liste blanche”.
Les utilisateurs appartenant à l'unité organisationnelle sélectionnée pourront alors inviter les membres des domaines externes figurant en liste blanche à afficher, modifier et commenter leurs fichiers. Ils pourront également recevoir des fichiers provenant de domaines en liste blanche.
Les formulaires Google Forms créés au sein de l'unité organisationnelle pour lesquels l'option "Connexion obligatoire pour afficher ce formulaire" est cochée sont également accessibles par les membres de domaines en liste blanche qui sont connectés.
- Cochez, parmi les options suivantes, celles que vous souhaitez appliquer :
- Afficher un avertissement lorsque des fichiers appartenant aux utilisateurs de organisation sont partagés avec des utilisateurs de domaines en liste blanche.
Les utilisateurs sont invités à confirmer leur choix lorsqu'ils partagent un contenu avec un domaine externe en liste blanche. Ce message d'avertissement permet de leur rappeler qu'ils doivent s'assurer que le fichier partagé n'est pas confidentiel.
- Autoriser les utilisateurs de organisation à recevoir des fichiers provenant d'utilisateurs extérieurs aux domaines en liste blanche.
Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers de domaines externes ne figurant pas dans la liste blanche, mais ils ne peuvent partager de contenu en externe qu'avec des domaines en liste blanche.
Si vous ne cochez pas cette option, les utilisateurs ne pourront accéder à aucun fichier externe à votre domaine ou à vos domaines en liste blanche, même s'il s'agit d'un fichier disponible publiquement sur le Web.
Questions à choix multiples
Google Forms a également introduit un nouveau type de question : la grille à choix multiples.
Cela permet aux répondants de choisir parmi plusieurs options dans un tableau. Ce qui est intéressant lorsque vous voulez trouver un bon moment de réunion, par exemple.
Parfois, une question (telle que la météo !) peut être si complexe que seuls plusieurs choix ou réponses à cocher peuvent satisfaire. L’utilisateur ou répondant devra alors être en mesure de sélectionner plusieurs options à partir de plusieurs catégories.
En allant plus loin, vous pouvez utiliser le type de question “Grille à choix multiples” pour obtenir les réponses dont vous avez besoin, comme les dates et les heures qui fonctionnent pour une réunion à venir.
Afficher les questions et les réponses dans un ordre aléatoire
Les nouveaux formulaires sont également des paramètres que vous pouvez appliquer à tous vos nouveaux formulaires. Avec cela, vous pouvez choisir de toujours collecter des adresses e-mail, par exemple.
Et les utilisateurs peuvent désormais également réorganiser leurs sections en quelques clics.
Vous pouvez faire en sorte que l'ordre d'affichage des questions et des réponses varie en fonction du répondant.
Les questions et les réponses ne sont triées dans un ordre aléatoire qu'une fois par adresse email. Assurez-vous que chaque adresse est indiquée séparément et qu'elle n'est pas envoyée à un groupe Google.
- Afficher les questions dans un ordre aléatoire :
- Si vos questions sont dans un ordre bien précis, ne les mélangez pas.
- En haut de la fenêtre, cliquez sur “Paramètres”.
- Cliquez sur “Présentation”.
- Cliquez sur “Trier les questions en mode aléatoire”.
- Afficher les réponses possibles dans un ordre aléatoire :
- Vous pouvez afficher dans un ordre aléatoire les réponses aux questions de type "Choix multiples", "Cases à cocher" et "Listes déroulantes".
- Cliquez sur la question dont vous souhaitez afficher les réponses dans un ordre aléatoire.
- En bas à droite, cliquez sur “Plus”.
- Cliquez sur “Trier les options en mode aléatoire”.
Ces nouvelles fonctionnalités seront disponibles avant fin Juillet 2017 pour tous les utilisateurs de Google Forms.
