Comment faire vérifier et approuver un document Google Docs ?

Dans les environnements d'affaires, il est assez courant pour les employés d'avoir à obtenir l'approbation d'un supérieur hiérarchique sur les documents rédigés.

Google Drive n'a jamais offert un moyen légitime de garder une trace de qui a approuvé quoi, mais cela change à partir d'aujourd'hui.

Les utilisateurs de G Suite peuvent désormais rejoindre une version bêta qui leur permettra de demander et d'examiner les approbations de fichiers Docs, Sheets et Slides.

C’est ce qu’explique Google dans son post :

Nous lançons une nouvelle version bêta qui vous permet de demander et d'examiner les approbations formelles sur Google Docs, Sheets et Slides.

Cette fonctionnalité vous donne un moyen direct d'obtenir des approbations contraignantes sur un fichier, et de voir qui les a approuvés.

Fondamentalement, Google offre un moyen facile et intégré pour prouver que votre document a été vérifié par une certaine personne (ou des personnes).

La bêta vous permet à la fois de demander des approbations de documents et vérifier ces approbations, ainsi que de spécifier une date d'échéance lors de la demande d'approbation.

(Cliquez sur l'image pour l'agrandir)

Si un seul évaluateur est désigné, le dossier est évidemment approuvé ou rejeté en fonction de la décision de cet examinateur ou vérificateur, mais dans le cas de plusieurs évaluateurs, les choses sont différentes.

Pour que le dossier soit approuvé, tous les évaluateurs doivent avoir choisi de l'approuver, mais il sera rejeté si un seul évaluateur le rejette.

Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas modifier le document une fois que vous l'avez envoyé pour examen : la demande d'examen sera annulée si vous le faîtes.

Pourquoi utiliser cette fonctionnalité de Google Drive ?

Avec cette version bêta, vous pouvez facilement demander l'approbation sur des fichiers spécifiques d'un seul ou plusieurs réviseurs.

Une fois que vous ajoutez un vérificateur à un fichier, il reçoit une notification par e-mail.

Vous aurez également la possibilité de spécifier une date d'échéance lors de la demande d'approbation.

À l'approche de la date d'échéance, les évaluateurs recevront des rappels par courriel que leur approbation est nécessaire. Les évaluateurs recevront également des rappels si leur approbation est exigible.

Pour un seul évaluateur, le fichier est automatiquement approuvé ou rejeté une fois que l'examinateur a fait son choix.

Pour plusieurs évaluateurs, le dossier est approuvé une fois que tous les évaluateurs ont choisi « Approuve » et est rejeté une fois que tout évaluateur choisit « Rejète ».

Si vous avez besoin d'ajouter des évaluateurs supplémentaires à une demande, vous pouvez le faire tant qu'une approbation est toujours en attente. En outre, les rédacteurs en chef et les évaluateurs en attente peuvent choisir de réaffecter une demande d'examen à une partie plus appropriée.

Comment démarrer le processus d'approbation d'un document

En ce qui concerne les Admins : Pour postuler à la version bêta des approbations Google Drive, voir ici.

1. Pour les Utilisateurs finaux :
   
   
   • Une fois que cette fonctionnalité est activée pour votre domaine, pour demander une approbation :
     
     
     • Dans Google Drive, cliquez à droite sur le fichier que vous souhaitez faire approuvé et sélectionnez “Approbations” de la liste des options.
       
       
     • Si le fichier est ouvert en mode aperçu, cette option est également disponible dans les actions répertoriées dans le menu déroulant à trois points.
   
   
2. Pour approuver ou rejeter un fichier :
   
   
   • Si votre approbation est demandée sur un document, vous recevrez un e-mail de notification et pourrez prendre des mesures depuis Gmail :
     
     
     • Vous pouvez approuver ou rejeter le document dans le volet de prévisualisation et ajouter des commentaires.
       
       
     • Depuis Google Drive, vous pouvez voir une demande d'approbation en attente dans les éléments d'action associés à un fichier, ou en cliquant à droite et en choisissant “Afficher les approbations”.

Détails supplémentaires

Une fois que vous envoyez un fichier pour examen ou vérification avant approbation, le contenu du fichier ne peut pas être modifié, y compris le commencement et la résolution des commentaires dans le document.

Seuls les commentaires concernant l'approbation elle-même peuvent être ajoutés.

Seuls les éditeurs peuvent déverrouiller le fichier, auquel cas la demande d'examen est annulée. Les examens peuvent être demandés à nouveau une fois que toutes les révisions sont faites.

Liens utiles :

• S’inscrire à la bêta d’approbation de Drive
  
  
• Administrateurs : Gérer les approbations de documents
  
  
• Utilisateurs finaux : Gérer les approbations de documents